BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar

 Amaç

MADDE 1 – Bu yönetmeliǧin amacı, Çerkezköy Belediyesi Özel Kalem Müdürlüǧü’ nün kuruluş, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını düzenlemektir.

Kapsam

MADDE 2 – Bu Yönetmelik, Çerkezköy Belediyesi Özel Kalem Müdürlüǧü’ nün çalışma usul ve esasları ile görev, yetki ve sorumluluklarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3 – Bu Yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanunu, 15. Maddesinin b fıkrasına dayanılarak düzenlenmiştir.

Tanımlar

MADDE 4 - Bu yönetmeliǧin uygulanmasında;

a) Başkanlık : Çerkezköy Belediye Başkanlıǧı’nı,

b) Belediye: Çerkezköy Belediyesi’ni,

c) Belediye Başkanı : Çerkezköy Belediye Başkanı’nı,

ç) Müdür: Özel Kalem Müdür’ünü,

d) Müdürlük: Özel Kalem Müdürlüǧü’nü,

e) Personel: Özel Kalem Müdürlüǧünde görevli tüm personelini,

f) Meclis : Çerkezköy Belediye Meclisi’ni ifade eder.

İKİNCİ BÖLÜM

Kuruluş ve Teşkilat Yapısı

Teşkilat Yapısı

MADDE 5 – (1)Özel Kalem Müdürlüǧünün personel yapısı aşaǧıda belirtilen şekildedir;

a) Müdür

b) Memurlar

c) Işçiler

d) Diǧer personel

(2) Müdürlüǧün teşkilat yapısı aşaǧıdaki gibidir.

a) Özel Kalem Müdürü

b) Sekreterya

c) Genel İdari Hizmetler

d) Protokol

e) Dış ilişkiler

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Görev, Yetki, Çalışma Usul ve Esasları

MADDE 6 – (1) Özel Kalem Müdürlüǧü’ nün görev, yetki, çalışma usul ve esasları aşaǧıda gösterilmiştir:

a) Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Aǧırlama Bütçesi’ni kullanmak.

b) Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek.

c) Belediye Başkanına ve müdürlüǧe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, deǧerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini saǧlamak.

ç) Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet, karşılama, aǧırlama, uǧurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vesaire önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda her türlü protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, zaman ve yerlerini Belediye Başkanı’na bildirmek. Bu gibi törenlere Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediǧi program, tören v.s.lerde başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek.

d) Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması,

aǧırlanması ve uǧurlanmasını temin etmek.

e) Başkanlık sekretaryasını düzenleyerek Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.

f) Belediye Başkanı’nın diǧer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, vatandaşlar, kurum ve kuruluşlardan gelen randevu talepleri doǧrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini teminetmek.

g) Başkanlık makamının randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, yapılacak toplantı gün ve

saatlerini ilgili birimlere bildirmek.

ǧ) Başkan’ın sözlü talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.

h) Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık ve aylık programlarını hazırlayarak takip etmek.

i) Belediye Başkanı tarafından verilecek diǧer görevleri yerine getirmek.

(2) Müdürlüǧün görev ve yetki alanındaki çalışmalar, kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde Müdür tarafından düzenlenen plan dahilinde yürütülür. Tüm personel kendilerine verilen görevleri gereken ihtimamı göstererek tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla mükelleftir.

(3) Müdürlük, Belediye Başkanı’na baǧlı olarak çalışır. Belediye Başkanı’nın görevi başında bulunamadıǧı durumlarda Belediye Başkanı’na vekalet eden Başkan Vekili’ ne baǧlı olarak çalışmalarını yürütür.

MADDE 7 - Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları

1- Bu yönetmelikte belirtilen müdürlük hizmetlerinin zamanında verimli ve düzenli şekilde yürütülmesini sağlamak.

2- Personel arasında görev bölümü yapmak, izin, hastalık ve çekilme gibi nedenlerle ayrılan personelin yerine, bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.

3- Personelin her türlü özlük ve sosyal haklarını izlemek; müdürlüǧün çalışma konuları ile ilgili kuruluş ve birimlerle iş birliǧi kurmak.

4- Müdürlüǧün çalışmalarını mevzuat esaslarına göre düzenlemek amacıyla her yıl çalışma programı hazırlamak, başkanlıǧın onayına sunmak.

5- Başkanlıkça onaylanan çalışma programının gerçekleşmesi için gereken malzemeyi temin etmek.

6- Müdürlükte yapılan çalışmalarla ilgili olarak, personelle belli aralıklarla toplantılar düzenlemek, çalışmaları değerlendirmek.

7- Müdürlüǧün kuruluşuna ve yaptıǧı görevler için ileriye dönük planlar hazırlayarak, hedefler

göstermek.

8- Harcama yetkilisi olarak, müdürlüǧün bütçesini ve programlarını onaylamak.

9- Müdür, görev ve çalışmaları yönünden Belediye Başkanlıǧına karşı sorumlu olup, Başkanlık

Makamınca; mevzuat hükümlerine uygun verilen diǧer görevleri yapmak.

10- Müdürlük çalışmalarının, yürürlükteki genel mevzuat hükümleri çerçevesinde yürütülmesini sağlamak.

Memur, Işçi ve diǧer personellerin görev, yetki ve sorumluluklar

MADDE 8 –

(1) Çeşitli unvanlardaki memur, işçi ve diǧer personel: üstlerinin yaptıǧı görev bölümüyle kendisine verilen işleri mevzuata uygun olarak tam ve zamanında yapmakla görevlidir.

(2)Birimin faaliyet ve çalışmalarını deǧerlendirmek ve gerekli önlemleri almak amacıyla, birim

müdürünün başkanlıǧında alt birim yöneticilerinin katılımı ile her ay düzenli toplantılar yapılır. Bu toplantılarda, birimin faaliyetleri ve gerçekleştirilen işlemler, sorunlar, görüş ve öneriler deǧerlendirilerek bilgi paylaşımı, işbirliǧi ve uyum saǧlanır.

Evrak kayıt sistemi ve yazışmalar

MADDE 9 –

(1) Özel Kalem Müdürlüǧüne gelen ve giden her evrak bekletilmeksizin EBYS (Elektronik Belge Yönetimi Sistemi) üzerinden izlenir. Yazışmalar sınıflandırılarak standart dosya planına göre dosyalanır ve arşiv sistemine göre korunur.

DÖRDÜNCÜ BÖLÜM

Çeşitli ve Son Hükümler

Yürürlük

MADDE 10 – Bu yönetmelik, Çerkezköy Belediye Meclisi’nce kabulü ve yayımı tarihinde yürürlüǧe girer.

Yürütme

MADDE 11 - Bu Yönetmelik hükümleri Belediye Başkanı tarafından yürütülür.